Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital? Na verdade, não são a mesma coisa. Assinatura eletrônica é o nome geral para qualquer forma de assinar no meio digital. No uso mais comum, a assinatura digital é um tipo específico, feito com certificado digital. Ela também oferece o maior nível de comprovação de quem assinou e de que o documento não foi alterado depois. 

A confusão aparece o tempo todo: um contrato assinado por aplicativo, uma procuração assinada pelo gov.br, um sistema que só aceita token. Na tela, tudo parece igual, mas no peso jurídico não. Por isso, entender a diferença evita documento recusado, retrabalho e discussão sobre validade.

Neste artigo:

• O que é assinatura eletrônica? 
• Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital? 
• Então só a assinatura com certificado tem validade jurídica? 
• O que é certificado digital, afinal? 
• Certificado A1 ou A3: qual a diferença na prática? 
• Como saber de qual assinatura a sua empresa precisa? 
• Como conferir se uma assinatura é válida? 
• Perguntas frequentes 
• Para fechar 

1. O que é assinatura eletrônica? 

A Lei 14.063/2020 define assinatura eletrônica como dados eletrônicos que se ligam, ou se associam logicamente, a outros dados. Ou seja, o signatário usa esses dados para assinar. Dentro dessa categoria, a lei separa três níveis, conforme o grau de confiança na identidade de quem assinou. 

Nível	Como funciona	Exemplo do dia a dia
Simples	Identifica quem assina com dados básicos, como e-mail, código por SMS ou clique de aceite.	Aceite de termos, confirmação de recebimento interno.
Avançada	Fica ligada de forma única a quem assina, sob controle exclusivo dessa pessoa, e permite detectar qualquer alteração posterior. Usa certificados fora da ICP-Brasil ou outros meios aceitos pelas partes.	Assinatura pelo gov.br com conta prata ou ouro.
Qualificada	Usa certificado digital emitido dentro da ICP-Brasil, a infraestrutura oficial de certificação do país.	e-CPF e e-CNPJ em arquivo, token, cartão ou nuvem.

A própria lei estabelece que a qualificada tem o nível de confiança mais elevado. Já as plataformas comerciais costumam ser simples ou avançadas, conforme a forma como identificam quem assina.

2. E a assinatura digital, onde entra?

No uso mais comum, “assinatura digital” é o nome dado à assinatura eletrônica qualificada: aquela feita com certificado digital da ICP-Brasil. O termo não é uma categoria prevista em lei, e parte da confusão vem do fato de que ele também aparece, de forma mais ampla, em serviços como o próprio portal gov.br, que oferece assinatura do tipo avançada. 

A ICP-Brasil foi criada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001 para garantir autenticidade, integridade e validade jurídica a documentos eletrônicos. E a mesma norma prevê que as declarações dos documentos assinados com certificado ICP-Brasil se presumem verdadeiras em relação a quem assinou. 

3. Então só a assinatura com certificado tem validade jurídica? 

Não. A mesma MP 2.200-2 deixa claro que outros meios de comprovar autoria e integridade também valem, inclusive certificados fora da ICP-Brasil, desde que as partes aceitem esse meio como válido ou que ele seja aceito por quem recebe o documento. Isso sustenta, por exemplo, um contrato entre duas empresas assinado por plataforma eletrônica. 

A diferença está em quem exige o quê. Em interações com órgãos públicos, o nível mínimo é definido por ato de cada Poder (no governo federal, pelo Decreto 10.543/2020), dentro das hipóteses previstas na Lei 14.063/2020. A própria lei torna obrigatória a assinatura qualificada em alguns atos, como a transferência e o registro de imóveis. A emissão de nota fiscal eletrônica também exige assinatura qualificada, com certificado ICP-Brasil, exceto quando o emitente é pessoa física ou MEI, caso em que o uso é facultativo. 

Em processos judiciais, a Lei 14.063/2020 não se aplica e a aceitação de assinatura fora da ICP-Brasil varia entre tribunais. Antes de usar assinatura avançada em uma procuração, confira a regra do tribunal. 

Válida não quer dizer aceita em qualquer lugar: quem define é a situação.

4. O que é certificado digital, afinal? 

Pela definição da Lei 14.063/2020, certificado digital é um atestado eletrônico que associa os dados de validação de uma assinatura a uma pessoa física ou jurídica. Funciona como uma identidade eletrônica: o e-CPF identifica a pessoa, o e-CNPJ identifica a empresa. 

O certificado ICP-Brasil é emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada, depois da validação da identidade do titular. Já quem assina pelo gov.br também recebe um certificado, mas de outro tipo: segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), é um certificado avançado, emitido automaticamente e de graça, com validade de um ano, armazenado na infraestrutura do próprio ITI.

Certificado A1 ou A3: qual a diferença na prática? 

Os dois são certificados ICP-Brasil. O que muda é onde ficam guardados e, por consequência, como são usados. 

	A1	A3
Onde fica	Arquivo instalado no computador	Token, cartão ou nuvem
Validade	1 ano	Definida pela AC e pelo produto contratado; confira na emissão
Mobilidade	Pode ser instalado em mais de um computador, com cópia de segurança	Token ou cartão: mídia conectada a cada uso, com certificado gravado uma única vez. Nuvem: uso autorizado pelo celular
Ponto de atenção	Por ser arquivo, exige cuidado com quem tem acesso a ele e à senha	Token ou cartão: se a mídia for perdida, o certificado se perde junto
Combina com	Sistemas que assinam automaticamente, como emissores de nota	Quem prefere o certificado preso a um dispositivo (token ou cartão) ou liberado pelo celular (nuvem)

Atenção ao calendário: segundo o ITI, os certificados atuais valem até 02/03/2029. A partir de 03/03/2029, o A1 deixa de ser permitido, e o Selo Eletrônico passa a substituir o certificado de pessoa jurídica (A1 ou A3). Ele funciona como um carimbo da empresa e não serve para manifestar vontade, como firmar um contrato.

1. Como saber de qual assinatura a sua empresa precisa? 

Três perguntas resolvem a maior parte dos casos: 

• Quem vai receber o documento exige algum tipo específico? Órgãos públicos e sistemas fiscais costumam definir o nível mínimo. Nesses casos, a regra vem de fora. 
• O documento é entre particulares e as partes concordam com o meio de assinatura? Se sim, uma assinatura simples ou avançada pode bastar, de preferência registrada em contrato. 
• Quem vai assinar: uma pessoa ou um sistema? Se for um sistema, assinando em volume e sem intervenção humana, o A1 tende a ser o caminho. Se for uma pessoa, assinando pontualmente, o A3 funciona bem. 

2. Como conferir se uma assinatura é válida? 

O governo federal mantém um serviço gratuito para isso, o VALIDAR, do ITI (validar.iti.gov.br). Ele verifica assinaturas feitas com certificado ICP-Brasil e assinaturas avançadas do gov.br, confirmando quem assinou e se o documento foi alterado depois. Segundo o ITI, nenhum arquivo enviado fica armazenado. 

Um cuidado: ao baixar um documento assinado pelo gov.br, não use a função de imprimir para salvar. O arquivo gerado assim perde a assinatura. 

Perguntas frequentes 

• A assinatura do gov.br vale como assinatura digital? 
  Ela tem validade jurídica, prevista na Lei 14.063/2020 e no Decreto 10.543/2020, mas é do tipo avançada, não qualificada. Para situações que exigem certificado ICP-Brasil, ela não substitui o e-CPF ou o e-CNPJ. 
• Colar a imagem da assinatura em um PDF vale? 
  Uma imagem colada, por si só, não identifica quem assinou nem permite detectar alterações no documento, já que qualquer pessoa pode copiá-la. 
• Perdi o token. E agora? 
  O certificado A3 gravado em token não pode ser recuperado da mídia perdida. O caminho costuma ser avisar a Autoridade Certificadora para revogar o certificado e emitir um novo. 
• Preciso de um certificado por sócio? 
  Depende do que cada um assina. O e-CNPJ representa a empresa; o e-CPF, a pessoa. Se um sócio assina documentos em nome próprio ou precisa de acesso individual a sistemas, o e-CPF dele é necessário. 

Assinar no meio digital ficou fácil. Saber qual assinatura usar em cada situação é o que garante que o documento vai ser aceito quando for preciso. Aqui no blog da TechsLab, a ideia é explicar a tecnologia que aparece na rotina da empresa sem complicar. No próximo artigo: o passo a passo para renovar o certificado digital sem travar o escritório.